So funktioniert´s - Online Terminbuchung

Nachfolgend wird der Ablauf einer Online-Terminbuchung anhand verschiedener Fallbeispiele gezeigt. Dabei wird der Buchungsvorgang sowohl aus Sicht des Kunden, als auch aus Sicht des Administrators vorgestellt.

Folgende Szenarien werden betrachtet:

  1. Terminbuchung eines Neukunden, Bezahlung per Rechnung
  2. Terminbuchung eines Bestandskunden (mit Kundenkonto), Bezahlung per PayPal-Schnittstelle
  3. Terminbuchung durch einen Booking-Agent aus dem Backend heraus

1. Online Buchung durch einen Neukunden, Bezahlung per Rechnung - Kundenansicht

Im ersten betrachteten Szenario gehen wir davon aus, dass ein Neukunde eine Terminbuchung über die Website vornehmen möchte. Unter Neukunde verstehen wir dabei einen Kunden, der das System erstmalig benutzt und für den im System noch kein Kundenkonto hinterlegt ist.

Folgende Schritte sind nun zu gehen:

  1. Kalender aufrufen
    Der Kunde ist auf der Website unter http://www.lessing-friseure.de und steuert über den Menüpunkt -> Termine die Seite Termin buchen an. Dort sieht er dann neben einigen Erläuterungen den Buchungskalender mit dem aktuellen Monat. Das aktuelle Datum ist markiert. Tage mit freien Terminen sind weiß hinterlegt. Bereits ausgebuchte Tage sind rot markiert.
  2. Datum wählen
    Der Kunde kann nun mit dem Mauszeiger über den Kalender fahren und bekommst per Popup-Fenster angezeigt, wie viele Termine an den einzelnen Tagen noch verfügbar sind. Klickt der Kunde einen Tag an, dann zeigt ihm das System im Detail, welche Termine (Uhrzeit und Dauer) an besagtem Tag noch frei sind (Bild 1). Es werden nur die freien Termine angezeigt, d. h. alle angezeigten Termine sind auch buchbar.
  3. Uhrzeit auswählen
    Sofern der Kunde einen passenden Termin gefunden hat, kann er diesen durch anklicken des Button Termin buchen auswählen. Durch anklicken öffnet sich ein neues Fenster (Bild 2)
    Hinweis: An dieser Stelle erfolgt noch keine verbindliche Terminbuchung im System und auch im Admin-Bereich wird noch kein Termin vorgemerkt.
Bild 1: Systemanzeige der verfügbaren Termine an einem ausgewählten Datum.
  1. Das sich nach dem Klick auf „Termin buchen“ öffnende Fenster ist weitgehend selbsterklärend. Zunächst muss der Kunde angeben, ob er ein Neukunde oder ein Bestehender Kunde ist. Unser Beispiel geht von einem Neukunden aus. Da das System nur registrierten Kunden eine Buchung erlaubt, muss der Neukunde zunächst ein Benutzerkonto anlegen. Dies geschieht durch Eingabe des Vornamen, Nachnamen, einer eMail-Adresse und eines frei wählbaren Passworts.
    Weiterhin muss der Kunde das zu seiner Terminauswahl (Eine Stunde ZEIT FÜR MICH/ Zwei Stunden ZEIT FÜR MICH) passende Produkt auswählen. Ausdrücklich wird er an dieser Stelle noch einmal der Hinweis eingeblendet, das richtige Produkt zu wählen.
    Durch anklicken des Button Termin buchen erfolgt eine Reservierungsanfrage und der Termin wird im Kalender blockiert.

    Hinweis:     Sollte der Kunde nicht alle Felder ausgefüllt, oder beispielsweise eine offensichtlich falsche eMail-Adresse angegeben haben, dann wird er darauf hingewiesen, dies zu korrigieren oder zu ergänzen. Solange die Daten nicht vollständig sind, kann keine Terminbuchung erfolgen.

Was passiert sonst noch: Der Kunde erhält zwei eMails an die angegebene eMail-Adresse. In der ersten eMail wird seine Registrierung bestätigt und er erhält noch einmal seine Zugangsdaten (eMail/ Passwort), verbunden mit einem Dank für die Registrierung bei LESSING.friseure.
In einer zweiten eMail wird der Termin bestätigt und es gibt Zahlungshinweise (Paypal und IBAN). Weiterhin gibt es einen Hinweis darauf, dass der Termin nach 3 Tagen automatisch gelöscht wird, wenn kein Zahlungseingang verbucht werden kann.

Bild 2: Registrierung/ Anmeldung im System,.
  1. Nachdem Schritt  abgeschlossen ist, erscheint ein neues Fenster (Bild 3 und 4). Sofern der Kunde einen Gutschein hat, besteht die Möglichkeit den Gutscheincode einzugeben, der im weiteren Verlauf dann auf den Rechnungsbetrag angerechnet wird. Darüber hinaus muss der Neukunde jetzt noch einmal für die Rechnungsdetails seine vollständigen Kontaktdaten eingeben. Außerdem kann er dem Team von LESSING.friseure eine Bestellnotiz hinterlassen. Pflichtfelder sind mit einem Stern gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden.
    Im weiteren werden noch einmal die Bestelldetails angezeigt., also das gewählte Produkt inkl. des genauen Termins (Datum/ Uhrzeit) sowie der Preis. Sofern ein Gutscheincode verwendet wurde, wird dies hier ebenfalls angezeigt und der Gutscheinwert mit der Gesamtsumme verrechnet.
    Wesentlich für diese Seite ist darüber hinaus die Auswahl der Zahlungsmethode. Es stehen Zahlungen per Überweisung oder per Paypal zur Auswahl. Wir betrachten im folgenden die Zahlung per Überweisung.
    Der Kunde muss Direkte Banküberweisung auswählen und zwingend bestätigen, dass er die AGB gelesen und akzeptiert hat. Erst dann kann er die Bestellung abschicken und gelangt zu einer neuen Seite.
Bild 3: Vervollständigung der Kontaktdaten, optionale Eingabe eines Gutscheincodes und Hinweise des Kunden
Bild 4: Bestellübersicht und Auswahl des Zahlungsweges
  1. Zum Abschluss des Buchungsvorgangs gelangt der Kunde zu einer letzten Seite, in der sich das System für die Bestellung bedankt und noch einmal alle wesentlichen Informationen zur Buchung zusammenfasst. Dazu gehören Bestellnummer, Datum der Bestellung, eMail-Adresse, Rechnungsbetrag und Zahlungsmethode.
    Da Banküberweisung als Zahlungsmethode ausgewählt wurde, findet der Kunde auf dieser Seite auch gut sichtbar die Bankverbindung von LESSING.friseure.

Was passiert sonst noch: Der Kunde erhält noch einmal gesondert eine eMail mit allen Informationen zur Buchung (inkl. Bankverbindung). Darüber hinaus wird er darüber informiert, dass die Terminbuchung bis zum Zahlungseingang zurückgestellt und damit vorläufig ist.

Bild 4: Bestellübersicht und Auswahl des Zahlungsweges

1. Online Buchung durch einen Neukunden, Bezahlung per Rechnung - Booking Agent Ansicht

Nachdem wir den Buchungsvorgang aus Sicht des Kunden vorgestellt haben, soll nachfolgend betrachtet werden, was auf Seiten des Booking Agents/Administrators vorzunehmen ist, damit der Vorgang im System korrekt erfasst wird.

Bild 6: Terminkalenderansicht im Backend mit unbestätigter Buchungsanfrage (Kauf auf Rechnung)

Aus Sicht des Booking Agent/Administrator wird es erst interessant, wenn der der Kunde in Schritt 4 seines Buchungsvorgangs (siehe weiter oben) den Button Termin buchen angeklickt hat. Dadurch wird der Termin im Kalender blockiert und der Booking Agent/Administrator findet im Administrationsbereich (Backend) einen Hinweis auf eine unbestätigte Buchungsanfrage (ohne Bild). Diese Buchungsanfragen werden im Dashboard an zwei Stellen angezeigt. Zum einen oben auf der Seite in dieser Form mit einem Link zu den Buchungsanfragen

Es gibt noch 3 unbestätigte Buchungsanfragen.   Unbestätigte Buchungsanfragen ansehen

und in der Seitenleiste im Reiter Terminkalender. Dort wird die Zahl der unbestätigten Anfragen in einem kleinen orangroten Kreis hinter Ausstehend angezeigt.

Was ist für den Booking Agent zu tun?

  1. Wechsel in den entsprechenden Terminkalender (i. d. R. ist das „ZEIT FÜR MICH – Damen“) und dort das entsprechende Datum (Bild 6) anwählen.

Hinweis: Anhand des rot hinterlegten Feldes kann man erkennen, welchen Zahlungsweg der Kunde gewählt hat.

  • Bestellung on-hold: Kauf per Banküberweisung
  • Bestellung pending: Kauf per Paypal
  • Zahlung wird erwartet: Buchung durch den Booking Agent
  1. Vorausgesetzt, dass ein Zahlungseingang zu verbuchen war, kann als bezahlt markieren angeklickt werden*.
  2. Da der Termin bezahlt ist, kann nun auch die Buchung bestätigt werden. Damit wird auch eine eMail an den Kunden ausgelöst, die diesen über die verbindliche Terminbuchung informiert.

* Hinweis: Sollte nicht nahezu umgehend ein grüner bezahlt-Batch erscheinen, dann die Seite bitte zur Sicherheit einmal neu laden.